میدانید که تغییر فقط زمانی اتفاق می‌افتد که دست به عمل بزنید، به عبارت دیگر سخت‌تر کار کنید و زمان بیشتری اختصاص دهید. می‌توانید خودتان را مجبور به انجام فعالیت بیشترکنید و اضافه‌کار کرده و از سرگرمی‌ها دست بکشید.قطعا این رویکرد در طولانی‌مدت روی سلامتی، روابط و سطح خوشحالی و رضایت شما اثر می‌گذارد. با 60 یا 80 ساعت کار هفتگی، استرس به سرعت می‌تواند بر شما غلبه کند. بنابراین نیاز نیست چنین مسیری در پیش بگیرید، روش‌های کارآمدتری برای انجام کارهای بیشتر و بدست آوردن نتایج بهتر وجود دارد که نیاز به کار کردن زیاد نیست.
پس اگر بدانید چگونه هوشمندانه کار کنید، نیازی به کار سخت و طولانی بسیار کمتر خواهد شد. به همین دلیل توصیه می‌کنیم از نکاتی که برایتان توضیح خواهیم داد حداقل 3 نکته از این 7 مورد را انتخاب کرده و اجرا کنید. با این تکنیک‌ها در زمان کمتری می‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید، زیرا هوشمندانه‌تر کار می‌کنید.
در ادامه این مطلب 7 روش معرفی کنیم که به شما کمک می‌کند نتایج بهتری در زمان کمتر بدست آورید. این نکات باعث افزایش بهره‌وری در کار می‌شود.
نکته اول: بیشتر تامل و فکر کنید
آیا به خاطر داریدآخرین بار که بدون هیچ کاری، فقط نشستید و درباره اهداف، کسب و کار، پروژه‌ها و چالش‌های پیش‌رو فکر کردید چه زمانی بود؟
برخی اوقات دوری کردن از کار، بازبینی فعالیت اصلی‌تان و چندساعت (گاهی چند روز) تفکر درباره آن می‌تواند بهره‌وری بیشتری برای شما داشته باشد تا اینکه کورکورانه فقط تلاش کنید و سختی بکشید.شاید با یک مکث چندساعته یا چند روزه، به ایده‌های جدید و دیدگاهی تازه دست یابید که شما را روزها، هفته‌ها و حتی ماه‌ها جلو ببرد.تفکر درباره کارتان می‌تواند نتیجه‌ای مثبت معادل ماه‌ها کار سخت برایتان به همراه داشته باشد.
یادتان باشد که وقتی کارتان در مسیر اشتباه است، سخت کار کردن اهمیتی ندارد، زیرا در هر حال نتیجه‌ای نخواهد داشت.
به همین دلیل، گاهی به خودتان فرصت استراحت دهید و یک بازنگری کلی در مورد کارتان داشته باشید. اولویت‌ها را مشخص کنید تا بتوانید با تمرکز بالا به بهترین و اثربخش‌ترین کارها بپردازید.
نکته دوم: اول آن قورباغه زشت را بخورید
خوردن زشت‌ترین قورباغه، کنایه از این دارد که باید کارهایی که سخت‌تر از همه هستند را اول از همه انجام دهید.
برایان تریسی در کتاب “قروباغه را بخور” به این موضوع اشاره دارد. قورباغه را بخور یا قورباغه را قورت بده اثر برایان تریسی به شما می‌آموزد که بهتر است هرکاری را، هرچقدر سخت یا آسان، سریع و بدون تعلل انجام دهید.
روزتان را با پرچالش‌ترین کار که نیاز به تمرکز زیاد دارد آغاز کنید تا آنرا هرچه زودتر از میان بردارید.معمولا این کار، مهمترین و اثربخش‌ترین کار برای پیشرفت است و بیشترین تاثیر مثبت را در رسیدن به اهداف‌تان دارد.
انجام این کار که گاهی استرس زیادی نیز دارد، باعث می‌شود سایر کارهای روزانه‌تان بسیار ساده به نظر برسد.
به علاوه با قرار دادن این کارها به عنوان اولین اقدام، دیگر نمی‌توانید آنرا به تعویق بیندازید. با خوردن مداوم آن قورباغه زشت، از به دام افتادن در تله «به تاخیراندازی کارها» دوری خواهید کرد.
نکته سوم: اهداف و مقاصد روزانه تعیین کنید
یکی از مهمترین دلایل عدم تمرکز افراد و کم بودن بهره‌وری آنها، نبود لیست کارها یا اهداف است.افرادی که دارای بهره‌وری کمی هستند، اغلب نمی‌دانند باید الان چه کاری انجام دهند.آنها ممکن است بدانند که می‌خواهند پول بیشتری بدست آورند، وزن کم کنند یا یک کسب و کار ایجاد کنند ولی همه این اهداف در آینده هستند.
با وجود اهداف بلندمدت، اغلب اوقات وقتی افراد نمی‌دانند دقیقا چه کاری را باید الان انجام دهند، کارها را به تاخیر می‌اندازند.
این مشکل از عدم شفافیت در کارها نشات می‌گیرد. مثلا شخص می‌داند که باید به مشتریان تلفن بزند ولی نمی‌داند از کدام دسته شروع کند، با چندنفر باید تماس بگیرد و خروجی قابل سنجش چیست؟
مشخص کردن اهداف روزانه
به این کوضوع توجه کنید که اگر در مورد اهداف و مقاصد روزانه خود شفافیت لازم را نداشته باشید، ذهن‌تان شروع به برنامه‌ریزی برای انجام کارهای دیگر می‌کند؛ کارهایی که اغلب ساده‌تر، کم اهمیت‌‌تر هستند و باعث خشنودی کوتاه‌مدت می‌شوند و در راستای اهداف بلندمدت قرار ندارند.
به عبارت دیگر، کارها به تعویق می‌افتند، تمرکز از روی هدف اصلی دور می‌شود و سطح بهره‌وری پایین می‌آید.
پس باید همیشه 1 تا 5 هدف روزانه داشته باشید و آنها را روی کاغذ بیاورید. این اهداف را بطور کاملا شفاف بنویسید تا بدانید دقیقا باید چکار کنید.به این ترتیب تمرکزتان حفظ خواهد شد و کارهای مهم را به تعویق نمی‌اندازید.
نکته چهارم: چندکار همزمان انجام ندهید
مولتی‌تسکینگ نابودکننده بهره‌وری بالاست. مولتی‌تسکینگ (انجام چندکار همزمان) صرفا فرصتی برای خراب کردن چندکار در یک زمان است.
براساس یک تحقیق، وقتی حواس ما از کار اصلی‌مان به کار دیگری معطوف می‌شود به طور متوسط 25 دقیقه لازم است تا بتوانید مجددا تمرکزمان را روی کاری که انجام میدهیم بدست آوریم.
این عارضه با نام “ته‌نشین شدن توجه” (به انگلیسی attention residue) شناخته می‌شود. دلیل نام‌گذاری این است که مقداری از توجه شما در کاری که قبلا انجام می‌داده‌اید و یا چیزی که ذهن‌تان با آن درگیر بوده باقی می‌ماند.
ذهن‌تان نمی‌تواند به سادگی و به شکلی موثر از یک کار به کار دیگری توجه کند. ذهن در هر زمان فقط توانایی تمرکز موثر بر یک چیز را داراست.
علاوه بر این، برداشتن توجه از چیزی و توجه به کار دیگر با مصرف گلوکز بیشتر باعث خالی شدن انرژی مغز می‌شود. به همین دلیل است که با انجام چندین کار به طور همزمان، احساس خستگی و عدم انگیزه به شما دست می‌دهد و بهره‌وری پایین می‌آید.
همین عامل موجب خستگی شدید برخی افراد در پایان هفته کاری است، با وجودیکه حتی فعالیت بدنی زیادی نیز نداشته‌اند.از انجام چندین کار بطور همزمان دوری کنید و در هر لحظه تمرکز کامل‌تان را فقط روی یک کار قرار دهید.
نکته پنجم: از قانون پارکینسون استفاده کنید
میدانید که اغلب اوقات، صرف کردن زمان اضافی برای انجام کارها فقط باعث استرس بیشتر، تنش و نگرانی درباره چگونگی انجام آن کار می‌شود.
قانون پارکینسون می‌گوید “هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد”.بنابراین اگر برای انجام یک کار 2 ساعته، یک روز اختصاص دهید پیچیدگی آن کار بیشتر شده و دلهره‌آور می‌شود.در واقع ما کل روز را برای رسیدن به این کار 2 ساعته تلف می‌کنیم.از طرفی، زمان بیشتری که برای انجام این کار در نظر گرفته‌ایم باعث افزایش کیفیت آن یا بهبود خروجی نمی‌شود.
تعیین زمان برای انجام کار
با اختصاص دادن زمان مناسب برای انجام یک کار، علاوه بر اینکه در زمان صرفه‌جویی می‌کنیم، از پیچیدگی آن نیز جلوگیری می‌شود. به عبارت دیگر، باید زمان تحویل کار را کوتاه‌تر کنیم.تقریبا همیشه کار موردنظر در زمان تعیین شده به انجام می‌رسد. زیرا در صورتی که تحت فشار قرار بگیریم قادریم بهره‌وری بالایی داشته باشیم.به خاطر فشار، خودتان را مجبور می‌کنید به جای دقت به جزییات و اتلاف وقت، روی عناصری از کار که اهمیت زیادی دارد تمرکز کنید.
نکته ششم: به طور مداوم ارزیابی 80/20 را انجام دهید
براساس قانون 80/20، تقریبا 20 درصد از فعالیت‌های شما اهمیت دارند زیرا موجب می‌شوند 80 درصد نتایج را در کار و زندگی بدست آورید.این 20 درصد، برای رسیدن به نتایج دلخواه بسیار حیاتی است. به دلیل تاثیری که این 20 درصد دارد باید زمان، انرژی و تلاش بیشتری برای این 20 درصد فعالیت اختصاص دهید.از طرف دیگر، 80 درصد از فعالیت‌های شما فقط 20 درصد نتایج را داشته است، به همین خاطر این فعالیت‌ها ضروری نیستند. با این وجود، بزرگترین بخش از زمان و انرژی‌تان را به آنها اختصاص داده‌اید.
قانون 80/20 چیست؟
قانون 80/20 اساسا به این موضوع اشاره دارد که باید کارهای مهم را در زندگی و کار بیابید. اغلب اوقات فقط چند چیز هستند که برای خوشبختی، موفقیت، سلامتی و ثروت شما حیاتی محسوب می‌شوند.باید بتوانید این کارها را تشخیص دهید، آنرا را روی کاغذ بنویسید و هر روز به آن مراجعه کنید.
با وجودیکه سایر کارها نیز می‌توانند خوب باشند و مقداری ارزش به زندگی و کسب و کارتان ببخشند ولی ضروری نیستند. زیرا در مقایسه با کارهایی که مسبب 80 درصد از نتیجه بوده‌اند نتیجه چشم‌گیری ندارند.دیگر نیازی به اتلاف وقت و مشغول به نظر رسیدن ندارید. به جای اینکارها، با تمرکز روی کارهایی مهم که روی کاغذ نوشته‌اید، پیشرفتی مداوم و سریعتر از قبل خواهید داشت.
نکته هفتم: برخی کار را بطور یکجا انجام دهید
این مطلب را با یک مثال توضیح میدهیم،تصور کنید اگر هربار که یک لباس نیاز به شستشو داشت، یا فقط قصد شستن یک جوراب را داشتید ماشین لباسشویی را روشن می‌کردید، چه میزان انرژی و منابع تلف می‌شد؟
اما اغلب اینکار را نمی‌کنید بلکه منتظر می‌مانید تا سبد لباس پر شود سپس به فکر شستشو می‌افتید. اینکار عاقلانه است زیرا علاوه بر اینکه وقت‌تان را برای شستن یک لباس تلف نمی‌کنید انرژی و برق کمتری هم مصرف می‌شود.
با این حال وقتی نوبت به کار می‌رسد،بیشتر اوقات ما روزانه دست به کارهایی می‌زنیم که مانند شستن چندین باره لباس‌ها در طول روز است.به عبارت دیگر، به جای اینکه کارها را یکجا و در دفعات محدود انجام دهیم مرتب به سمت انجام‌شان کشیده می‌شویم.
بنابراین تمرکزتان را حفظ کنید و کارهایی که یکجا می‌توانید انجام دهید مثلا پاسخگویی به کامنت‌ها، سوالات، بررسی آمارها و پست‌های شبکه‌های اجتماعی و… را بطور مرتب در طول روز تکرار نکنید.
