به این فکر کنید که در طول رور دو ساعت وقت آزاد اضافی داشته باشید . این گونه بهتر نخواهد بود ، توازن میان الان و زندگی کاملا تغییر می یابد . شما آرام‌تر خواهید بود و احتمالا به شغل خود بیشتر علاقمند خواهید شد . ولی ممکن است الان زیر لب به خود بگویید که این گونه من کمتر کار خواهم کرد و این مایه خوشحالی رئیس من نمی‌شود و به نوعی از عملکرد من ضعیف خواهد شد و ممکن است اخراج نیز شوم . اینها اشتباه است ، زیرا با استفاده از اصول می‌توانید کمتر کار کنیم و موفقیت بیشتری داشته باشیم . بهترین زمانبندی در کار و جهت دستیابی به موفقیت در کسب و کار می‌تواند به صورت “هشت ساعت کار ، هشت ساعت تفریح ، هشت ساعت استراحت” باشد .
کار کمتر و نتیجه ی بهتر
این تصور کامل اشتباه است که اگر من روزانه تا 12 ساعت و یا بیشتر کار کنم نتیجه بهتری را خواهم گرفت . در این صورت ، شما همه ی انرژی خود را صرف می‌کنید و به صورتی خواهید بود تا تعطیلات آخر هفته را فقط به خوابیدن اختصاص دهید . بر اساس مطالعات ، فردی که با برنامه‌ریزی کارهای غیر ضروری را حذف و کمتر کار می‌کند تمرکز بیشتری دارد و نتایج بسیار بالاتری را نیز خواهد داشت . پس ، فرد برای مدت طولانی‌تری مولد خواهد بود .
برای کار کمتر ، در حقیقت تنها یک مورد وجود دارد که بایستی انجام دهید . شما بایستی کارهای جعلی را از فهرست کارهای روزمره خود حذف نمایید . (کار جعلی یک اصطلاح سست برای همه چیزهایی است که ما آن را کار می‌نامیم ، ولی در حقیقت خیلی بی فایده است) . همه ما تا حدودی کارهای جعلی انجام می‌دهیم . این وظایف کوچک و آسان هستند و این احساس را به ما می‌دهد که کار کنیم . اما در حقیقت به سمت اهداف بلند مدت خود حرکت نمی‌کنیم . در همین راستا می‌خواهیم در این مطلب مواردی را بیان کنیم تا با رعایت آنها کمتر کار کنید و بیشتر به موفقیت برسید .
1. یافتن اولویت‌های واقعی
در زندگی و کار خود چه موارد مهمی دارید که بایستی در اولویت قرار گیرند ، اندکی فکر کنید و به صورت مطمئن این سوال را جواب دهید . اگر قادر به یافتن پاسخ مناسب نیستید ، با ما همراه باشید تا بتوانید از این طریق به پاسخ سوال چگونه کمتر کار کنیم و موفقیت بیشتری داشته باشیم دست یابید . جهت جدا کردن کارهای خیلی مهم از کارهای غیر مهم خود باید دسته دوم را مشخص نمایید . این گونه اولویت‌های شما مشخص خواهند شد . (در ادامه دو مورد از کتاب هفت عادت مردمان موفق نوشته استفن ریچاردز قرار داده شده است).
- تصور بر اینکه خدایی نکرده شما فوت کرده و در مراسم خاک‌سپاری ، سه فرد از خوبی‌های شما می‌گویند . ویژگی‌های خوبی که موجب تعریف از شما می‌شوند به آنها علاقه دارید کدام‌ها هستند .
- شما چه نقش‌هایی را ایفا می کنید ؟ دوست ، دختر ، پسر خانواده ، کارمند و … حالا بر اساس نقشی که دارید بپرسید که چه ویژگی خوبی برای نقش شما مناسب است ؟ چطور مطمئن هستید که دوست خوب بایستی این گونه رفتاری داشته باشد ؟
تعریف موفقیت از دیدگاه افراد گوناگون
با بررسی موارد بالا و یافتن جواب ، به این نتیجه خواهید رسید که تعریف موفقیت در زندگی بستگی به توقعاتی که افراد از ما دارند ، دارد . علاوه بر اینها بیشتر انتظارات ما ریشه در ترس‌هایمان دارند . بنابراین با کنار زدن این انتظارات به آن چیزی که واقعا برایمان اهمیت دارد می‌رسیم و جواب خود را در اولویت بندی واقعی می یابیم . این موارد همان رویاهای ما هستند که می‌تواند تربیت فرزندان ، رابطه سالم و رضایت‌بخش با شریک زندگی و هر چیز دیگری باشد .
مشخص کردن وظایف مهم
در صورت یافتن اولویت‌های واقعی و جواب دادن به سوالات بالا حالا بهتر است از خود بپرسید : چه کاری جهت متمرکز شدن بر روی اولویت باید انجام دهم؟ شما نباید سرتان را آنقدر شلوغ کنید که وقت خود را برای موارد غیر ضروری هدر دهید . پیش از انجام هر کاری ابتدا بررسی نمایید تا بدانید ، آیا کاری که می‌خواهید انجام دهید ارزش زمان و انرژی شما را دارد یا نه ؟ بررسی کنید تا بدانید آیا انجام کار مورد نظر در دستیابی به اولویت‌های شما تاثیر می گذارد یا خیر ؟. این را بدانید که اگر شما کاری را از بقیه بهتر و سریعتر انجام می‌دهید دلیل نمی شود که شما بایستی آن را در وظایف خود بگنجانید و انجامش را بپذیرید .
راه‌های پیدا کردن وظایف مهم
با راه‌های زیر می‌توانید وظایف مهم را بیابید . به شکلی که با مشخص کردن اولویت‌ها که کارها و وظایف را در لیست بیان کردید سوالات را برای هریک از خود بپرسید تا بتوانید به نتیجه مناسبی دست یابید .
- آیا من این کار را انجام دهم سود و لذتی برای من خواهد داشت ؟
- این کار را با زحمت و تلاش اندکی می‌توانم به بهترین نحو انجام دهم ؟
- آیا این کار را جهت رسیدن به اولویتم باید حتما انجام دهم یا نه ؟
- این کار را باید خود بر عهده بگیرم یا امکان دارد به کس دیگری بسپارمش ؟
حالا به سوال‌ها فکر کنید و پاسخ دهید . اگر در خصوص تین وظیفه موفق شدید به سه سوال یا بیشتر جواب مثبت دهید ، بایستی آن را در لیست انجام وظایف قرار دهید تا به یکی از روش های چگونه کمتر کار کنیم و موفقیت بیشتری داشته باشیم پی ببرید . همچنین اگر به سه سوال جواب منفی دادید بهتر است آن را انجام ندهید و به کارهای مهمتر بپردازید .
2. درخواست کمک از دیگر افراد
نه تنها ما بلکه هر کسی افرادی را همچون دوستان ، بستگان ، خانواده و … در اطراف خود دارد که می‌تواند در مواقعی از آنها درخواست کمک کند . این افراد هیچ وقت دست رد به سینه ما نخواهند زد . اما سوالی که باید بپرسیم این است که آیا راضی هستید از این افراد درخواست کمک کنید ؟ ممکن است برای بعضی از شما جواب مثبت و برای بعضی دیگر منفی باشد . چون تعداد زیادی از ما زندگی شخصی خود را تلاشی فردی می‌دانیم که باید خود به تنهایی مشکلات را برطرف نماییم .
هنگامی که شما بخواهید از دیگران کمک بخواهید باید ابتدا بپذیرید که در انجام کاری ناتوان و ضعیف هستید . یعنی به نوعی مغرور نباشید و ناتوانی را پذیرا باشید که این خود آسان نیست . حالا که شما اولویت‌های خود را مشخص کرده‌اید برای نزدیک شدن به موفقیت بهترین کار کمک خواستن از دیگران است . بنابراین بهترین کار این است از دیگران کمک بخواهیم .
کمک دیگران برای خودشان نیز فایده دارد
ممکن است بعضی از افراد نخواهند به صورت تمام و کمال به شما کمک کنند . بنابراین ، بهترین راه برای اینکه بتوانید از کمک این افراد به بهترین نوع ممکن بهره‌مند شوید این است که، به این افراد بفهمانید با کمک کردن به شما آنها نیز به مزایایی خواهند رسید . یعنی به نوعی شما هم در قبال کاری ، به آنها کمک خواهید کرد . به طور مثال ؛ اگر شما مشکلی دارید و به دوستان می‌گویید که دو ساعت را به جای شما شیفت بایستد باید به او بفهمانید که در زمانی او هم مشکل دارد شما نیز به جای او خواهید ایستاد .
کمک خواستن از مدیر
ممکن است به نوعی بسیاری از افراد به دلایل گوناگون توان درخواست کمک از مدیر و کارفرما را نداشته باشند . ما این را در ذهن خود داریم که با کمک خواستن از آنها جلوه بد و مزاحم را پیدا خواهیم کرد . شاید به میزان بسیار اندکی نظر شما درست باشد . ولی ، برای اینکه نگرانی خود را برطرف کنید بهتر است در زمان کمک خواستن ، راه حل‌هایی را برای مشکلاتی در کار بیان نمایید . باور داشته باشید که مدیر به شما کمک خواهد کرد زیرا تاثیر باور داشتن به موفق شدن در کسب موفقیت بسیار زیاد است . برای اینکه بدانید در درخواست خود را چگونه بیان کنید می‌توانید از روش‌های زیر استفاده نمایید .
نحوه درخواست کمک از مدیر و رئیس
- در هنگام شروع از دستاورد و نقاط قوت خود صحبت کنید . بعد از آن به مواردی که از بهره وری شما می کاهد ، بپردازید . به طور مثال ؛ می‌توانید بگویید ” وظایف زیادی به من داده شده است . ولی ، باز من در حین نشستن در دفترم تحت فشار قرار می‌گیرم تا از دفترم بیرون بروم و با مشتریان ارتباط داشته باشم . این موجب می گردد تا عملکرد بهتری داشته باشم”.
- این مورد را فراموش نکنید که به اولویت‌های سازمان اهمیت بسیاری می‌دهید . به طور مثال ؛” من تصور می‌کنم که در مدت بسیار اندکی همه ی تلاش‌هایمان همانی می‌شود که منتظرش خواهیم بود و از این بابت که من هم در این موفقیت سهیم هستم بسیار خوشحال هستم”
- با بیان راهی از مدیر خود نظر بخواهید . به طور مثال ؛ ” برای اینکه زودتر به بهره‌مندی بالا برسیم ایده‌هایی دارم . برای اینکه فرصت‌هایی مدیریتی را در جهت تیم داشته باشید نظر دارم و فکر می‌کنم بهتر است شما هم بدانید .”
۳. قدرت نه گفتن
در بعضی از مواقع این طور به نظر می‌رسد که وظایف مربوط به ما طولانی و پایانی ندارد . در این مواقع چگونه می‌توانید کمی از فشار و بار را کم کنید ؟ بهترین کار این است که یاد بگیریم به دیگران در بعضی از درخواست‌ها “نه” بگوییم . بر همین اساس می‌توانید به موارد زیر برای داشتن این قدرت توجه کنید .
از فرد مورد نظر توضیح بخواهید
هنگامی که فردی از شما انجام کاری و یا درخواستی دارد ، فورا جواب بله را نگویید و ابتدا به لیست وظیفه‌های خود اضافه نمایید . بعد از این کار از فرد مورد نظر اطلاعات و توضیح بیشتری بخواهید . برای اینکه بهتر موضوع را درک کنید می‌توانید از خود سوال بپرسید . مانند :
- این کار و یا پروژه شما چقدر زمان نیاز دارد تا کامل شود ؟
- چرا به سراغ من آمدی ؟ فکر می‌کنی مهارت من چه ویژگی به آن اضافه خواهد کرد ؟
- آیا وقت خاصی برای پایان دادنش داری ؟
همین سوال‌ها و بعضی دیگر که شما می‌توانید خود اضافه نمایید موجب می گردد فرد به درخواستی که از شما می‌کند بیشتر فکر کند و شاید حتی او پشیمان شود .
طریقه ی استفاده از تقویم
بهترین دفترچه یادداشت برای اینکه وظایف خود را بدانید ، تقویم می باشد . هیچ برگه‌ای اضافی برای اینکه یادداشت خاصی در آن داشته باشید به تقویم خود نچسبانید . شما اگر در روز خاصی وظیفه‌ای دارید با خودکار آن را علامت بزنید . اگر موضوع خاصی دارید آن را بنویسید . ممکن است بگویید که تقریبا نصف برگه‌های تقویم شما خالی است و می‌توانید وظیفه دیگری را بپذیرید . باید بگوییم که این به شما بستگی دارد که با توجه به موارد بالا که بیان کردیم انتخاب و یا رد نمایید . اما اگر نه ، آن را به دلایلی چون قدرت نه گفتن و … بپذیرید و با چسباندن کاغذ آن را ضمیمه تقویم کنید سرتان شلوغ می‌شود و نمی‌توانید به موفقیت‌های دلخواه خود با لذت و شادی دست یابید .
شما می‌توانید با انجام موارد بالا ، کارهای بی اهمیت را رها کرده و در آخر فهرست خود قرار دهید تا در صورت اضافه بودن زمان آن را انجام دهید . با اولویت بندی موارد ضروری را برای رسیدن به موفقیت و داشتن بهره‌‌وری بیشتر انجام دهید . بنابراین نتیجه کار شما بسیار بزرگ و با اهمیت خواهد بود . برای اینکه کمتر کار کنیم و موفقیت بیشتری داشته باشیم می‌توانیم از راهکار‌های ارائه شده در این مقاله بهره بگیریم .
